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¿Qué es un ERP?

El ERP o "Enterprise Resource Planning", por sus siglas en inglés, es un sistema integral de gestión empresarial, capaz de centralizar, estandarizar y unificar los datos generados dentro de los distintos departamentos de nuestra empresa, lo cual facilita el flujo y la disponibilidad de la información y como ya sabemos: “Información es Poder”

La misión de un ERP es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa, esto se logra integrando varios componentes del negocio como son ventas, finanzas, planeación, manufactura, etc. El ERP ayuda a planear y automatizar nuestros procesos, integrando la información de los diferentes departamentos de la empresa, organizándola para su consulta inmediata, posibilitando así la toma de decisiones de forma más rápida.

Un sistema ERP unifica y ordena toda la información de la empresa en un mismo lugar, lo cual permite que cualquier transacción u operación dentro de la empresa quede a la vista de todos los involucrados lo que ayuda a acortar los ciclos productivos y a incrementar la calidad de nuestros servicios y productos.

¿Para qué sirve?

La principal utilidad de un sistema ERP es la de ayudar a la administración de empresas, automatizando sus procesos, controlando inventarios y diseñando flujos de trabajo.

Una empresa con un ERP obtiene una ventaja competitiva con respecto a otra que no cuente con él, ya que la que si dispone de un sistema ERP tiene un mayor control de su cadena productiva y un ahorro de costos, esto hace a las empresas más competitivas. Además un ERP integra las actividades de todos los departamentos de la compañía en una sola aplicación, permitiendo modificar, consultar datos y generar informes más rápidamente.

Funcionalidades típicas de un ERP

  • Catálogos de clientes y Proveedores (CRM)
  • Control de usuarios y seguridad
  • Control de inventarios
  • Administracion y finanzas
  • Emisión y recepcion de facturas electrónicas CFDI 3.3 para México.
  • Cuentas por cobrar, cuentas por pagar
  • Administracion de Tareas y Proyectos
  • Calendarios y eventos
  • Control del proceso de Ventas y venderores, regiones y territorios
  • Módulo de Manufactura
  • Módulo de Administración Escolar

¿Mi empresa necesita un ERP?

En el entorno económico actual las empresas necesitan estar a la vanguardia por lo cual deben emplear herramientas informáticas que les permita tomar mejores decisiones, mejorar sus procesos y ayudar a definir sus estrategias de negocio. Un sistema ERP es la solución ideal para las empresas que buscan integración y centralización de su información.

Tomemos como ejemplo el flujo de información y documentos en una empresa de manufactura y venta:

  1. Se recibe el pedido del cliente
  2. Se captura orden de venta
  3. Se genera orden de producción
  4. Ajuste de inventarios de materia prima y producto terminado
  5. Hacer nota de entrega
  6. Generar factura
  7. Envío del producto
  8. Ajustar inventario de producto terminado
  9. Actualizar información contable

En una empresa sin ERP cada departamento es responsable de mantener su versión de la información a lo largo del proceso, lo cual puede derivar en errores de captura, información duplicada, procesos incompletos, retrasos por falta de comunicación, etc.
En cambio, con una solución ERP, solo se tendría que capturar el pedido del cliente y el sistema se encargará de todo lo demás ya que la información está siempre completa y disponible.

Como conclusión podemos decir que una correcta implementación de un sistema ERP ofrece ventajas competitivas al mejorar la disponibilidad y organización de la información en una sola base de datos centralizada, ofreciendo un mejor control sobre los procesos y mejorando la toma de decisiones.

Autor: Humberto Pérez